Rimborsi Art.9 e Art.10

RIMBORSI

L’A.N.P.AS., o la Sala Operativa di Protezione Civile, offre alle associazioni del Comitato Regionale un servizio di raccolta ed inoltro agli Enti competenti della documentazione relativa a:

- rimborso ai datori di lavoro della retribuzione erogata ai volontari impegnati in emergenza;

- rimborso alle associazioni delle spese sostenute e dei danni subiti in emergenza.

Chi intende avvalersi di tale servizio troverà utili e preziose istruzioni dei capitoli che seguono, ed eviterà pertanto inutili ritardi nella procedura di inoltro e, di conseguenza, nell’ottenimento del rimborso stesso.

Tuttavia, occorre la collaborazione delle Associazioni: la verifica scrupolosa dei documenti e la celerità dell’invio degli stessi alla Sala Operativa sono due punti fondamentali del funzionamento di questo servizio.

Le associazioni che non intendono avvalersi di tale servizio potranno, comunque, far tesoro di questi suggerimenti poiché il Decreto al quale si fa riferimento (D.P.R. 194 dell’8 febbraio 2001, articoli 9 e 10) - è sempre il medesimo.

L’A.N.P.AS. o la Sala Operativa di Protezione Civile rimane a disposizione di coloro che desiderano ulteriori chiarimenti in merito, sempre nell’interesse comune di migliorare i contatti con tutte le Associazioni.

Cosa fare "prima"

Quando il volontario si iscrive ad un’Associazione che svolge attività di Protezione Civile, l’Associazione medesima deve inviare al datore di lavoro, con il consenso del volontario, un modulo (sezione 3, allegato 1).

Questo modulo serve a far sapere all’azienda o all’Ente che il dipendente, in qualità di volontario, potrebbe dover abbandonare il posto di lavoro in qualunque momento a seguito di un’emergenza, e che la Legge lo tutela per quanto riguarda:

- mantenimento del posto

- retribuzione

- trattamento assicurativo

Il modulo potrebbe cambiare, in tal caso sarà cura del Comitato Regionale inviarne un nuovo esemplare a tutte le Associazioni.

Periodicamente (normalmente una volta all’anno, più spesso nel caso di associazioni con un grande movimento di volontari) occorre procedere alla verifica dei datori di lavoro dei volontari, ed inviare il suddetto modulo quando necessario.

È bene che le segreterie delle Associazioni ricordino spesso ai volontari di comunicare tempestivamente tutte le variazioni relative al loro impiego, affinché possano procedere all’aggiornamento dell’anagrafe associativa ed all’invio del modulo al nuovo datore di lavoro.

Alcune Associazioni, tipicamente quelle più grandi e meglio strutturate a livello di segreteria, inviano sistematicamente i moduli a tutti i datori di lavoro dei propri volontari, una volta all’anno.

Cosa fare "durante" l'attivazione

Quando è richiesto l’impiego di volontari per un evento od un’attività di Protezione Civile (ivi compresa la formazione), normalmente l’A.N.P.AS. Regionale riceve un fonogramma od un fax di attivazione dall’Ente competente nel quale è espressamente dichiarata “l’applicazione dei benefici di legge”; questo documento viene poi ritrasmesso dalla Sala Operativa Regionale a tutte le Associazioni che verranno coinvolte.

L’Associazione (o il Comitato Regionale, o le sue articolazioni) che mette in campo dei propri volontari per l’evento in questione deve avvisare tempestivamente i rispettivi datori di lavoro mediante un fax od una lettera (sez. 3, allegato 2)

Questo documento (che deve essere redatto su carta intestata e firmato dal Presidente o dal responsabile preposto) dichiara:

- che il dipendente si dovrà assentare (o si è assentato) dal giorno ... per prendere parte ad attività di soccorso, di emergenza o di formazione

- che l’assenza è autorizzata dal documento ... (citare numero di protocollo e data del fonogramma, che va allegato in fotocopia)

e mette quindi a conoscenza il datore di lavoro delle motivazioni dell’assenza del proprio dipendente.

È molto importante che l’allegato 2 venga inviato in tempi brevissimi (entro 24 ore), per tutelare il volontario nei confronti del proprio datore di lavoro.

Cosa fare "durante" l'emergenza, per i volontari:

Per far sì che il datore di lavoro possa ottenere dallo Stato il rimborso della retribuzione erogata a vuoto al dipendente che si è assentato per l’emergenza, è indispensabile che l’impiego di ogni volontario sia certificato.

La certificazione d’impiego (vedi sez. 3, allegato 3) viene rilasciata dal Comune, dal C.O.M., dal C.C.S. o da altro Ente, Funzionario od Ufficiale autorizzato a farlo.

Tale documento dovrà contenere i dati previsti nell’allegato 3 e deve essere in originale (sono ammesse certificazioni “fotocopia”, riportanti la firma ed il timbro in originale).

La Segreteria di campo od il Comitato Regionale rilasceranno attestati A.N.P.AS. secondo quanto previsto dall’allegato 3 bis.

A tale scopo, ogni Associazione coinvolta dovrà segnalare tempestivamente al Comitato Regionale il nominativo dei volontari impiegati sia in partenza che in rientro affinché possano venir preparati gli attestati secondo l’allegato 3 bis (a meno che non siano già stati prodotti dalla Segreteria di campo).

Se un volontario presta la sua opera presso lo stesso “campo” per più giorni ma non consecutivi, è preferibile che si faccia rilasciare una certificazione per ogni singolo periodo.

Il volontario che presta la sua opera in diversi “campi”, gestiti da diverse amministrazioni, dovrà farsi rilasciare una certificazione da ogni Ente presso il quale ha operato.

N.B.: le richieste di rimborso possono essere presentate anche per attività che non siano espressamente di emergenza (ad es. formazione ed esercitazioni). Anche a tale scopo, ogni Associazione coinvolta dovrà segnalare tempestivamente al Comitato Regionale il nominativo dei volontari impiegati sia in partenza che in rientro affinché possano venir preparati gli attestati secondo l’allegato 3 bis.

Cosa fare "durante" l'emergenza, per le Associazioni:

La legge prevede il rimborso delle spese sostenute dall’Associazione per i mezzi, durante le attività di protezione civile, relative a:

- carburante impiegato

- pedaggi autostradali corrisposti

- danni subiti

- perdita

Per ottenere i rimborsi, però, è indispensabile che i volontari ricordino di procurarsi i seguenti documenti:

per rimborso carburante:

Schede carburante, fatture, ricevute fiscali, scontrini o altre ricevute rilasciate, dal gestore del distributore o dai casellanti, in favore dell’Organizzazione interessata, riportanti ove possibile la targa dell’automezzo.

N.B.: per ottenere l’esenzione dal pagamento del pedaggio autostradale, l’Associazione può produrre una dichiarazione come da fac-simile riportato in sez.3 – all.9.

per rimborso danni:

Copia di denuncia alle autorità di pubblica sicurezza (ad esempio constatazione di incidente da parte della Polizia Stradale, Carabinieri, Vigili Urbani o altre certificazioni pubbliche, attestanti l’avvenuta rottura di mezzi o lo smarrimento delle attrezzature, con l’indicazione che essi non sono dipesi da dolo o colpa grave);

ovvero, in caso di impossibilità di intervento da parte delle autorità competenti, apposita autocertificazione comprovante il danno subìto, redatta e rilasciata dal Responsabile A.N.P.AS. operante per competenza sul posto dell’intervento.

in entrambi i casi:

Attestazione di partecipazione rilasciata dall’Autorità competente (Dipartimento P.C., Prefettura, Comune o C.O.M., Segreteria A.N.P.AS.).

Richiesta di rimborso da inoltrare alla Prefettura competente, come da fac-simile riportato in sez.3 - all.10.

Cosa richiedere al datore di lavoro

La ditta, l’Ente od il lavoratore autonomo, per ottenere il rimborso, dovrà far pervenire al Comitato Regionale la seguente documentazione:

- richiesta di rimborso su carta intestata secondo lo schema contenuto nella sez. 3, alleg. 5

La richiesta deve essere:

- in originale

- completa di timbro e firma del legale rappresentante

- riepilogo dei costi sostenuti dall’azienda per il dipendente, relativi al periodo di assenza per l’emergenza, secondo il prospetto contenuto nella sez. 3, allegato 6.

Anche tale documento dovrà essere:

- redatto su carta intestata

- in originale

- completo di timbro e firma del legale rappresentante

- fotocopia della busta paga relativa al periodo interessato

- fotocopia dell’estratto libro matricola relativo al dipendente

- per i lavoratori autonomi: è necessario fornire la copia del mod. “Unico”, sulla base del quale occorrerà eseguire il calcolo per il rimborso.

Attenzione:

per quei volontari che hanno operato presso Enti diversi, in territori di Prefetture differenti, la ditta o l’Ente dovrà presentare tante richieste di rimborso quante sono le Prefetture interessate, facendo attenzione che vi sia corrispondenza tra le date di impiego e quelle di assenza per cui viene chiesto il rimborso.

Per ottenere dal datore di lavoro quanto indicato, è bene che l’Associazione o la S.O.R. inoltri i fac-simili (allegati 5 e 6) per mezzo di una lettera di accompagnamento (allegato 4) nella quale vengono fornite alla ditta o all’Ente le indicazioni necessarie; con tale lettera, si trasmetteranno anche le copie delle attestazioni di impiego.

Come inoltrare la documentazione prodotta

Le ditte o gli Enti dovranno inviare al Comitato Regionale tutta la documentazione necessaria all’ottenimento dei rimborsi.

La documentazione dovrà essere trasmessa in busta chiusa sulla quale comparirà l’indicazione: “Materiale riservato - Richiesta rimborso P.C.”.

La busta dovrà essere consegnata a mano o recapitata mediante mezzo celere e sicuro

ENTRO 60 GIORNI DAL RIENTRO DEL VOLONTARIO SUL POSTO DI LAVORO.

Eventuali deroghe verranno comunicate di volta in volta.

Trascorso tale termine ultimo, e in caso di documentazione non conforme o incompleta, il Comitato Regionale non effettuerà più il servizio di raccolta documenti ed inoltro agli Enti competenti.

Questo al fine di accelerare i tempi di rimborso e non penalizzare coloro che hanno provveduto a consegnare tempestivamente quanto richiesto.

Copia delle pratiche in questione verrà conservata a cura del responsabile trattamento dati del Comitato Regionale in luogo idoneo e conforme a quanto prescritto dalle vigenti leggi e disposizioni in materia di privacy